O Programa de Melhoria da Gestão em Hospitais Filantrópicos tem origem no Acordo de Cooperação assinado, em 14 de agosto de 2007, pela CONFEDERAÇÃO DAS SANTAS CASAS DE MISERICÓRDIA, HOSPITAIS E ENTIDADES FILANTRÓPICAS – CMB e o FÓRUM NACIONAL DOS PROGRAMAS ESTADUAIS E SETORIAIS DE QUALIDADE, PRODUTIVIDADE E COMPETITIVIDADE – QPC estabelecendo parceria para promover ações que visem a promoção do aumento da qualidade e produtividade nas instituições hospitala res, focado no desenvolvimento da gestão da estratégia, sistema de informação, eficiência da gestão de processos, otimização da gestão operacional, além da promoção do desenvolvimento humano através do aprimoramento das compe tências nos conceitos de gestão. A CMB e suas Federações Estaduais trabalham com o firme propósito de obter os índices de qualidade e produtividade nas instituições hospitalares associadas, como forma de permitir-lhes o desenvolvimen to sustentável, existência duradoura e cumprimento do compromisso social de bem assistir o cidadão em suas necessidades de saúde.
Para a execução do Programa serão utilizadas as metodologias propostas por Plano de Trabalho em elaboração pela Equipe de Consultores Técnicos e as atividades serão custeadas, na sua maioria, pelos parceiros financiadores já agregados ao projeto: Instituto Gerdau e Petrobrás, além de outros que poderão dele vir participar nesta condição.
A primeira fase do Programa prevê a participação de 248 hospitais de todas as regiões do país, divididos em seis grupos sediados nas capitais dos estados da Bahia, Ceará, Minas Gerais, Rio Grande do Sul e São Paulo e no Distrito Federal. Esses hospitais foram selecionados observando-se os seguintes critérios: ser hospital sem fins lucrativos; estar associado à Federação do seu estado ou à CMB, nos que não há federação em funcionamento; ser importante para o SUS, na região; dispor de estrutura orgânica estatutária claramente definida (com Provedor ou Presidente voluntário) e direção executiva contratada e em caráter permanente (Administrador ou Diretor Executivo); apresentar sinais de crise e ou capacidade de ser multiplicador do treinamento recebido para outros hospitais similares da região; oferecer garantia de longevidade na aplicação do projeto; e, principal mente ter a alta direção comprometida com o Programa, mediante assinatura do termo de adesão.
Os hospitais selecionados serão divididos em grupos regionalizados, observada a melhor logística de locomoção de seus próprios treinandos e dos Consultores Técnicos, sendo que o hospital da cidade escolhida para sede dessa sub-região deverá assumir a condição de “Hospital Âncora” para os demais, nele se realizando os treinamentos comuns dos representantes de todos os que comporão a sub-região. A princípio estão previstas 38 sub-regiões (podendo esse número ser ampliado), portanto, contando, cada uma delas, com o apoio de um “Hospital Âncora” para servir de suporte nos treinamentos.
Além do “Hospital Âncora”, todos os hospitais disporão de um “Hospital Referên- cia”, no qual realização visitas programadas de “benchmarking” em gestão operacional financeira e de processos. Assim, a princípio, o Programa terá como “Hospital Referência” a Santa Casa de Misericórdia de Belo Horizonte para os hospitais dos estados de Minas Gerais, Espírito Santo e Rio de Janeiro, a de Porto Alegre para os hospitais dos estados do Rio Grande do Sul e Santa Catarina, a de São Paulo para os do próprio estado e do Paraná, a Santa Casa de Misericórdia da Bahia para os hospitais desse estado e de Sergipe e o Instituto do Câncer do Ceará para os hospitais desse estado e do Maranhão e Piaui. Ainda estão aguardando a definição de “Hospital de Referência” os demais hospitais incluídos no Programa.
O lançamento nacional dessa 1ª fase está previsto para ocorrer em Belo Horizonte (MG) na segunda quinzena de janeiro de 2008, iniciando-se efetivamente as ações na primeira semana seguinte ao carnaval. O treinamento e a capacitação vão se estender por quarenta (40) semanas encerrando-se na primeira quinzena de dezembro do mesmo ano. Posteriormente, novos hospitais serão selecionados para participarem da fase seguinte, até que se atinja a meta de cerca de 2.100 hospitais.
O método Kaizen será adotado na gestão operacional e deve possibilitar rápida redução de desperdícios, aumento na produtividade e qualidade via melhoria dos processos, gerando sinergia com ganho setorial, capacitação, engajamento e motivação da equipe profissional, o que deve resultar, certamente, no aumento da satisfação do cliente.
Cada hospital em treinamento poderá escolher um determinado processo que queira ver aperfeiçoado (exemplo: controle de materiais; da recepção à alta do paciente; lavanderia; produção e dispensação de alimentos; esterilização; etc). O processo crítico que a entidade escolher vai ser trabalhado pela Equipe de Consultores Técnicos, de forma a se obter melhorias num curto período de tempo.
No âmbito da gestão de informação (TI) aos hospitais participantes do Programa serão disponibilizados recursos de software para a implantação de um sistema de informação e geração de relatórios gerenciais padronizados, além de todo o treinamento necessário para acesso e utilização dessas ferramentas.
Caberá às Federações Estaduais, além da indicação e distribuição dos hospitais por sub-regiões, o importante papel de promoção do entrosamento entre eles, a Federação, a Equipe de Consultores Técnicos e a Coordenação Nacional do Programa, como também de assumir o compromisso de se transformarem em fonte segura de informações e suporte para todos os hospitais participantes. Para essa função as Federações deverão disponibilizar um profissional do seu quadro, de preferência com dedicação exclusiva para o Programa, visto que deverá se fazer presente em todas as etapas dos treinamentos a serem ministrados no “Hospital Âncora” de cada uma das sub-regiões do respectivo Estado. Somente com o total envolvimento desse e dos demais profissionais das Federadas é que será possível criar um ambiente de atividades que desperte o interesse das instituições em aplicar adequada e continuamente os princípios e ensinamentos do Programa.
Também é papel das Federações estaduais promoverem uma primeira reunião com a alta direção dos hospitais associados indicados, de forma que estes possam ter uma visão geral do projeto. Após esse primeiro encontro, deve ser estabelecida uma data para a assinatura do Termo de Adesão ao Programa, o qual, inclusive, deverá ser firmado pelo principal representante da instituição e pelo seu gestor.
Definições:
01.Instituição Hospitalar – Hospital indicado pela Federação do respectivo estado ou pela CMB para participação da 1ª fase do Programa de Melhoria da Gestão em Hospitais Filantrópicos, na condição de treinando.
02.Hospital Âncora – Instituição Hospitalar que tendo sido indicada para participar da 1ª fase do Programa tenha uma localização geográfica ideal para funcionar como âncora à realização dos treinamentos comuns aos hospitais da respectiva sub-região.
03.Hospital Referência – Hospital de grande porte e avançado nível de desenvolvimento da gestão, servindo, portanto, como modelo de gestão para todas as instituições hospitalares participantes do Programa.
04.Equipe de Consultores Técnicos – Composta por consultores especializados em programas de qualidade e melhoria da gestão, com treinamento para implantar o Programa nas instituições hospitalares dele participantes.
05.Facilitadores e Expert – Cada “Instituição Hospitalar” terá que nomear dois profissionais, funcionários seus, os quais desempenharão a função de “facilitadores” do Programa na própria instituição. Cada sub-região terá um “Expert”, que será um dos facilitadores do “Hospital Âncora”, cabendo-lhe ser o interlocutor do Programa na sub-região.
Veja, abaixo, as principais características exigidas:
| Papel do Facilitador | Papel do Facilitador |
| 1. Ser funcionário e não terceirizado; 2. Liderança, iniciativa e organização; 3. Responsabilidade, comprometimento; 4. Trabalho em equipe e vontade de aprender; 5. Disponibilidade; 6. Visão sistêmica; 7. Conhecimento básico sobre ferramentas da qualidade. |
1. Ser o elo entre a equipe local e o expert; 2. Organizar e participar das atividades locais; 3. Dar suporte técnico as equipes; 4. Fomentar a cultura da melhoria contínua. 5. Liderar a aplicação do projeto no âmbito do Hospital 6. Dar continuidade a melhoria da gestão após a etapa do projeto |
06. Federações Estaduais – Federações Estaduais de Santas Casas e Hospitais Beneficentes e sem fins lucrativos, filiadas à CMB, às quais as entidades hospitalares participantes do Programa devem, obrigatoriamente, estar filiadas. A elas caberá o monitoramento do andamento do Programa em seus hospitais associados participantes, devendo incentivar ao máximo a participação destes em TODAS as atividades bem como a continuidade do Programa, posteriormente ao término deste, ou seja, que cada hospital aplique em outros processos o que aprendeu na semana kaizen, por exemplo. As Federações pólo de cada uma das Regiões criadas pelo Programa receberão um equipamento (hardware) servidor para suporte da instalação do software que será acessado pelas entidades hospitalares, via Internet.
07. CMB – Confederação das Santas Casas de Misericórdia, Hospitais e Entidades Filantrópicas, fundada no dia 10 de novembro de 1963, em Santos, São Paulo, é uma associação sem fins lucrativos ou econômicos com o propósito da união, integração e desenvolvimento das santas casas, hospitais filantrópicos e o permanente aprimoramento da qualidade da assistência que tais entidades se propõem a prestar aos cidadãos que dos seus serviços necessitarem. Atua na defesa, proteção, representação e assistência aos interesses sociais e econômicos das entidades filiadas e suas respectivas entidades associadas. Tem sede e foro em Brasília, no SCS – Quadra 1 – Bloco i – Edifício Central – salas 1202/1207, Distrito Federal, e atuação em todo o território nacional.
01. Lançamento Nacional – O lançamento nacional está previsto para ocorrer em Belo Horizonte (MG), na segunda quinzena de janeiro de 2008, sendo desejável a participação dos dirigentes de todas as instituições hospitalares integrantes dessa primeira fase do Programa.
02. Workshop Pensamento Estratégico – Duração: 2 dias. Local: “Hospital Âncora”. Participação: 2 facilitadores e a Alta Direção de cada “Instituição Hospitalar” integrante da respectiva sub-região. Compõe esse treinamento: histórico e métodos de planejamento estratégico; visão, missão e negócio da instituição; análise de cenários; fatores críticos de sucesso; definição e desdobramento das estratégias; e, sistema de indicadores.
03. Workshop Gestão Financeira – Duração: 2 dias. Local: “Hospital Âncora”. Participação: os 2 facilitadores e os responsáveis financeiros de cada “Instituição Hospitalar” integrante da respectiva sub-região. Compõe esse treinamento os principais aspectos da: demonstração financeira, impostos e fluxo de caixa; tratamento contábil das isenções (filantropia); conceitos de custos, liquidez, atividades, ROI, etc.; orçamento; diagnóstico e relatório sobre serviços de terceiros. Ainda como parte dessa atividade os represen tantes das instituições hospitalares realizarão uma visita de benchmarking, com duração de um (1) dia, ao “Hospital de Referência” a que estiverem referenciados.
04. Workshop Gestão de Processo – Duração: 2 dias. Local: “Hospital Âncora”. Participação: os 2 facilitadores e os gestores de processos de cada uma das instituições hospitalares integrantes da respectiva sub-região. Aqui o treinamento inclui: conceitos sobre cadeia de valor; caracterização e identificação dos elementos de um processo; construção do fluxo de processo (exercício prático); definição de indicadores de processo e construção do plano de melhoria. Completa essa atividade a visita de benchmarking, com duração de um (1) dia, ao “Hospital de Referência” a que as instituições hospitalares estiverem referenciadas. Na ocasião os treinandos receberão informações detalhadas sobre a gestão de processos implantada por esse hospital.
05. Workshop 5S – Terá a duração de dois (2) dias e será realizado na própria Instituição Hospitalar participante do Programa. Na oportunidade a equipe técnica da instituição receberá todas as informações e treinamento sobre a importância da ferramenta, a conceituação dos 5Ss, as etapas de implantação, modelos de auditoria e aplicação prática da ferramenta 5Ss.
06. Seminário Kaizen – A realização desse seminário será no “Hospital Âncora” com duração de um (1) dia, quando, então, cada “Instituição Hospitalar” da sub-região definirá o processo a ser trabalhado, segundo os processos críticos sugeridos. Envolve, ainda, a apresentação da metodologia Kaizen Blitz e a conceituação do fluxo do processo. Participam desse evento os 2 facilitadores e os gestores do processo escolhido pelo hospital para ser trabalhando quando da realização do Kaizen Blitz.
07. Kaizen Blitz – Com o propósito de melhorar a gestão operacional, o Kaizen Blitz será realizado na “Instituição Hospitalar” durante cinco (5) dias contínuos e com foco total em um determinado processo ou área para criar uma melhoria de impacto num curto período de tempo. Participam desse evento os 2 facilitadores, equipe envolvida direta e indiretamente no processo escolhido e administração do hospital/direção.
08. Pós Kaizen – Essa etapa também será realizada na “Instituição Hospitalar” com duração de meio (1/2) dia e tem por objetivo verificar o cumprimento do plano de ação decorrente do evento Kaizen Blitz, auditar os resultados obtidos e acompanhar a apresentação dos resultados do Kaizen Blitz pela equipe do hospital à sua alta direção.
09. Módulo de Informática – Duração: 5 dias, divididos em 3 etapas, sendo duas de 2 dias e uma de 1. Local: as etapas de dois dias serão realizadas na “Federação Estadual” e a de 1 dia no “Hospital Âncora”. Participação: os 2 facilitadores, 1 responsável pela informática e alguém da administração/direção de cada “Instituição Hospitalar”. Consiste no treina-mento para a utilização do software disponibilizado pelo Programa.
Atribuições e responsabilidades dos hospitais:
01. Instituição Hospitalar – Comprometer-se formalmente com o Programa através da assinatura, pela alta direção, do Termo de Adesão; a alta direção deve participar pessoalmente no evento de Planejamento Estratégico; garantir a manutenção do administrador ou do diretor executivo no cargo, salvo em situações extremadas; disponibilizar as equipes para a execução das atividades internas e para participação nos eventos previstos no Programa; prover a infra-estrutura para a realização da Semana Kaizen ou Kaizen Blitz; disponibilizar recursos para a participação de seus funcionários nos eventos de capacitação no “Hospital Âncora” e nas visitas de benchmarking no “Hospital de Referência” (deslocamento, estadia, alimentação, etc.); e, apresentar plano de continuidade da aplicação do Kaizen nos demais processos críticos.
02. Hospital Âncora – Além das atribuições e responsabilidades que lhe cabe na condição de “Instituição Hospitalar” participante do Programa, terá que prover a infra-estrutura para a realização dos eventos de capacitação e planejamento estratégico, previstos para serem realizados na sub-região. Para isso, deverá contar com o apoio da Federação Estadual.
03. Hospital Referência – Dar suporte técnico ao desenvolvimento do Programa além de planejar e prover infra-estrutura para receber e capacitar os representantes das instituições hospitalares durante as visitas de benchmarking.
Brasília (DF) 07 de novembro de 2007.
José Luiz Spigolon
Superintendente da CMB
CRA – SP nº 20.477
De acordo,
ANTONIO BRITO
Presidente da CMB
